Kako... Profiler

Profiler je modul gde vodimo evidenciju o svim zaposlenima i kandidatima koje nameravamo da angažujemo kao Izvršioce u izvršenju Paketa zadataka.

Dakle, u ovim zapisima beležimo kako se zaposleni kvalifikuju da postanu Izvršioci i kako se dalje razvijaju. U Profiler-u, akcenat je na praćenju njihovog "profila". To znači da nas najviše zanima kakva znanje, iskustvo, veštine i lične kvalitete osoba ima. To je njegov profil.

Onda uparujemo profil zaposlenog sa profilom Paketa zadataka najbolje što možemo. Ovako, sistematičnim pristupom, određujemo koji zaposleni je pogodniji za izvršenje kog Paketa zadataka. To nam daje veću sigurnost da će izvršenje Paketa zadataka proteći bez problema u svakodnevnom operativnom poslovanju. 

Na ovaj način, zaposleni postaje Izvršilac.

Napomena: Ovaj zapis nema ambiciju da zameni postojeća dosijea o zaposlenima koja se koriste u preduzeću i zato se fokusira samo na informacije neophodne za organizaciju i upravljanje.

Osnovne informacije

Ime

Prezime

Zaposleni / kandidat

Ovde možemo registrovati kandidate za posao i ocenjivati ih na isti način kao i zaposlene.

Radne jedinice

Ako koristimo modul radnih jedinice, biramo sa padajuće liste kojoj radnoj jedinici zaposleni pripada. Jedan zaposleni može pripadati nekoliko radnih jedinica, na primer, neko ko odžava kompijutere u nekoliko filijala.

Supervizor

Ovde biramo sa padajuće liste kom Supervizoru zaposleni "pripada". Izborom Supervizora, ukazujemo na to koje je pretežno polje aktivnosti zaposlenog.

Kontakt

Primarni kontakti su e-pošta i telefon. U alatu Operators / Areni, se ta komunikacija koristi za Menadžera procesa.

Profil

Ovo su kritične informacije o zaposlenom koji nas interesuju.

Znanje

Nabrajamo formalno i neformalno obrazovanje i druga znanja koja Izvršilac ima.

Iskustva i veštine

Nabrajamo koja posebna iskustva i veštine Izvršilac ima.

Ličnost

Procenjujemo ličnost i druge lične karakteristike Izvršioca.

Imajući ovu informaciju u vidu procenjujemo koje Pakete zadataka možemo dodeliti zaposlenom kao Izvršiocu.

Takođe, svaki Paket zadataka (može da) ima svoj profil u identičnim kategorijama. Zato se profil Paketa zadataka i profil Izvršioca lako mogu uporediti. Upoređujući koliko dobro se profil Izvršioca uklapa sa profilom Paketa zadataka, procenjujemo koje Pakete zadataka možemo dodeliti određenom zaposlenom kao Izvršiocu.

Paketi zadataka

Nakon uparivanja profila Izvršioca i Paketa zadataka, Paketi zadataka za koje je Izvršilac obučen i dodeljen za izvršavanje unose se u zapise.

Uklapanje profila Izvršioca sa profilom Paketa zadataka

U Workanizers, se srećemo sa 2 različita profila:

Cilj nam je da pronađemo najpogodnije Izvršioce za dati Paket zadataka.

Zahvaljujući identičnim kategorijama profila, možemo da procenimo takozvani "match level" Paketa zadataka i Izvršioca. To podrazumeva procenu koliko je određeni Izvršilac pogodan za izvršenje određenog Paketa Zadataka. Uporedićemo njihove profile u svakoj kategoriji:

• Znanje
• Iskustva/veštine
• Ličnost

Za svaku kategoriju procenićemo koliko se profil Izvršioca dobro uklapa sa traženim profilom Paketa zadataka. Taj nivo možemo da rangiramo od 1 do 5. To će nam dati tri ocene za tri kategorije. Ove tri ocene zovemo "matching level" Izvršioca sa Paketom zadataka.

U gore navedeom primeru, Izvršilac je pogodan za konkretan Paket zadataka na skali od 1-5 u kategoriji Znanje: 4, Iskustva Veštine: 2, a u kategoriji Ličnost: 5. Njegov nivo uklapanja sa konkretnim Paketom zadataka je: 4.2.5

To bi značilo da ima veoma dobre lične osobine, da možda treba da stekne još neka potrebna znanja, ali da je prilično neiskusan (verovatno zbog mladosti), što je znak za Supervizora i Menadžera procesa da obrate na to posebnu pažnju.

Kako koristiti ocene 1-5

Ocena na skali od 1 do 5 je nešto što smatramo normalnim. Međutim, treba obratiti pažnju na to da ne postoji prosečna "srednja" ocena, a stereotipno se pretpostavlja da je to ocena 3.

1 - totalno nezadovoljavajuće - neprihvatljivo - potpuno odsutno

2 i 3 - su ocene ispod proseka

4 i 5 - su ocene iznad proseka

Treba da težimo da za svaki Paket zadataka imamo procenjene podudarne nivoe većeg broja zaposlenih nego što nam je potrebno u datom trenutku. Možemo da iskoristimo neke Izvršioce kao "rezervne igrače". To znači da ne moraju redovno da izvršavaju taj Paket zadataka, ali ako postoji problem, odsustvo uobičajenog Izvršioca, povećanje obima posla itd., mogu da se umešaju i izvrše ga jer su obučeni za to. Sa ovakvim pristupom, dobijamo više Izvršilaca na raspolaganju i, samim tim, veću fleksibilnost u operativnom izvršavanju poslova.

Za mnoge Pakete zadataka uobičajeno je da ima više običnih Izvršilaca, na primer, predstavnika prodaje. Svi oni izvode iste Pakete zadataka.

Neće svi oni imati isti nivo uklapanja. Idealna situacija je kada se profil Izvršioca uklapa sa profilom Paketa zadataka, npr. na nivou od 5.5.5. Ali to je redak slučaj. Međutim, naša je odgovornost da znamo nivo uklapanja Izvršioca za određeni Paket zadataka kako bismo mogli da razumemo šta možemo da očekujemo od njega tokom izvršenja.

Uklapanjem rukuje Supervizor i Menadžer procesa kome pripada Paket zadataka. Oni to rade tako što se prvo Supervizor izjasni o nivou uklapanja a zatim Menadžer procesa relevantnog Paket zadataka. Top Menadžer donosi konačnu odluku.

Napomena: Uklapanje o kome ovde govorimo se u preduzećima uglavnom obavlja al najčešće na nesistematizovan i nepotpun način. Često se svodi na intuitivnu procenu zaposlenog, odnosno fokus je na hitnoj potrebi, tako da "svako" mora da obavlja određene zadatke. Posledica toga je da se nepogodan radnik bira za Izvršioca, i tako ulazimo u probleme u svakodnevnom operativnom poslovanju.

Saglasnost o izvršenom Paketa zadataka

Paket zadataka se smatra izvršenim kada je rezultat u okviru norme.

Posle obuke o Paketu zadataka, Izvršiocu mora biti jasno koja se norma rezultata od njega očekuje. Njegovo tumačenje norme mora biti isto kao i "Menadžera procesa".

Moramo izbeći skupe nesporazume kada Izvršilac drugačije tumači normu Paketa zadataka. Preporučuje se izrada "Saglasnosti o završetku Paketa zadataka" sa svakim Izvršiocem za svaki Paket zadataka za koji je obučen.

"Saglasnost o završetku Paketa zadataka" znači da se nakon međusobne diskusije o Paketu zadataka i njegovoj normi gde se otklanjaju nesporazumi i dvosmislena značenja, postigne izričit dogovor o tome kada se Paket zadataka završava. Nije na odmet ni formalizacija ovog sporazuma u nekoj usmenj ili čak pisanoj izjavi Izvršioca: Da, razumeo sam, i slažem se. 

Šta ako nemamo dovoljno odgovarajućih Izvršilaca?

1. Uparićemo Ivršioca koji ima najbolji nivo uklapanja. Ali imaćemo podatak da uklapanje nije savršeno, i bićemo svesni da loši rezultati nisu krivica Izvršioca.

2. Obučićemo njega/nju da poboljša nivo uklapanja (ako je moguće). (Obuka se može postaviti kao zasebna grupa Paketa zadataka u procesima podrške.)

3. Regrutovaćemo novog Izvršioca, pod pretpostavkom da će imati bolji nivo uklapanja. (Regrutacija kao proces može biti kao zasebna grupa Paketi zadataka u procesima podrške.)

Nećemo uvek naći odgovarajuće Izvršioce da izvrše Pakete zadataka. Tada ćemo praviti privremene kompromise dok ne dođemo do optimalnijeg uklapanja putem obuke ili zamene. 

Trebalo bi da izbegavamo ideju prilagođavanja Paketa zadataka, pa čak i kompletnih procesa trenutno dostupnim profilima Izvršilaca. Čak i ako deluje kao krajnje pragmatično rešenje, to je rizičan pravac koji može imati negativne posledice i uvesti nestabilnost u organizacionu infrastrukturu naše preduzeća.

Trebalo bi da znamo da se profili Izvršilaca vremenom menjaju. Takođe se i profil Paketa zadataka vremenom menja (npr. prilikom uvođenja novog softvera).

Obuke

Preporučuje se da vodimo evidenciju o obuci, npr. koje treninge je pojedinačni Izvršilac savladao i sa kojim uspehom.

Svaki Izvršilac za koga smatramo da ima prihvatljiv nivo uklapanja mora da prođe minimalnu obuku za Paket zadataka koji treba da izvršava.

Samostalni trening

Ako je Paket zadataka pravilno i vešto napisan, to će, u većini slučajeva, biti dovoljno da se Izvršilac, prateći uputstva, sam obuči za svoja izvršenja. Mi to zovemo samo-obuka. To ukazuje na to koliko dobro Menadžer procesa poznaje procese i koliko je vešt u pisanju Paketa zadataka. S druge strane, ohrabruje Izvršioca da bude nezavisniji i preduzimljiviji. To treba uzeti u obzir da će Izvršilac, na početku, biće sporiji u praktičnom radu i da će biti neophodno da mu obezbedite neka dodatna pojašnjenja. Nakon kratkog upoznavanja sa Paketom zadataka, Izvršioca odmah upućujemo na izvršenje sa našim pojačanim nadzorom.

Uz samo-obuku, za veoma kratko vreme dobijamo obučenog Izvršioca, koji odmah počinje da donosi rezultate i gotovo bez potrebe da trošimo dragoceno vreme iskusnog zaposlenog na njegovo mentorisanje.

Naravno, nisu svi Paketi zadataka pogodni za samostalni trening, ali velika većina jeste.

Treba da imamo na umu da se profil Izvršioca vremenom menja, ili da Izvršilac stiče nova znanja i iskustva itd. Svaki zaposleni može da stekne specifična nova znanja, iskustva i veštine. (Na promene osobina ličnosti je teže računati.) Samostalno usavršavanje treba da bude obavezno; osnovna obuka je najjeftiniji i najbrži način integrisanja Izvršioca u operativne zadatke.

Pored samo-obuke, možemo organizovati i napredne obuke, najčešće sa eksternim stručnjacima. Možemo da koristimo najraznovrsnije obuke za koje verujemo da imaju pozitivan efekat na podizanje nivoa uklapanja Izvršioca. U zavisnosti od zahteva naših Paketa zadataka i situacija na tržištu rada, pitanje je kada i koliko će nam se takve obuke isplatiti.